Особенности получения брифа от клиента, которому всегда некогда

Мнение заказчиков, которые тянут с брифом или отказываются от его заполнения

Одни клиенты уверяют, что заполнят бриф завтра и теряются на месяцы. Другие сразу предупреждают о нежелании писать и ждут результат.

Заказчики тянут с заполнением брифа

Зачастую причина кроется в огромном количестве рабочих задач, которые им приходится решать ежедневно. У клиентов просто не хватает времени на бриф. Они постоянно откладывают заполнение анкеты на завтра, но опять не успевают найти минутку. Так все объясняют задержку.

Скрытой причиной, о которой говорят единицы, являются запутанные формулировки вопросов в брифе. Если сделать их четкими, то можно получить больше сведений от клиента. А также добиться результата, который он ожидает.

Заказчик не знает, как правильно сформулировать мысль. Он должен найти время и силы для вникания в тонкости анкеты. Но ему не хочется разбираться со сложными вещами, поэтому он откладывает документ на потом.

Заказчики не желают заполнять бриф

Некоторые клиенты игнорируют просьбы о подготовке документов, так как не хотят тратить на это время. В большинстве случаев они указывают на сайт, где имеется вся информация. Но там нет таких данных, как бюджет на продвижение, целевая аудитория компании и другие важные нюансы. Поэтому без брифинга не обойтись.

Получить отказ в заполнении документа можно и при работе через тендер. В этом случае заказчик ссылается на техническое задание, в котором содержится вся необходимая информация. Например, о продвижении бренда в конкретных городах и регионах и бюджете на эти мероприятия. То есть в ТЗ прописывается максимум информации с целью исключения необходимости посещения брифингов с каждым агентством и экономии времени.

Способы мотивации клиента

Если заказчик не хочет готовить документ, у вас не получится его заставить. Решить проблему поможет общение, например, разговор по видеосвязи. В процессе его проведения и задайте вопросы из брифа.

Информацию фиксируйте: запишите беседу или напечатайте в документе все, что сказал заказчик. Вам не придется его мотивировать, просто сообщите о необходимости созвона в определенное время для уточнения некоторых вопросов.

Бриф нужен агентству. Клиент просто дает деньги и получает продажи. Значит, создайте условия, при которых ему будет удобно предоставить информацию.

Как поступить, если клиент игнорирует бриф, но ждет начала работы по проекту

Не приступайте к выполнению задачи без этого документа. В противном случае у вас возникнут вопросы по бизнесу клиента, его географии, среднему чеку и другим важным моментам. Бриф необходим для:

• формулировки четкого рекламного сообщения;

• понимания способов распространения информации о бренде;

• раскручивания рекламы.

Отложите запуск проекта до получения информации от клиента. Без технического задания выполнить задачу невозможно. А заказчику интересен именно результат. Работа без брифа грозит потерей не только клиента и его денег, но и репутации.

Нет смысла запускать проект ради получения оплаты. Через несколько месяцев заказчику станут видны малоутешительные результаты. Они будут такими не из-за плохой работы команды, а из-за недостаточной подготовки к запуску и отсутствия нужной информации на старте.

Что делать, если заказчик не заполняет бриф важного для вас проекта

В этом случае придется выбирать один из двух вариантов:

1. Рискуйте для приобретения опыта. В случае положительного исхода продолжайте работать. Но этот вариант применим только в ситуации абсолютного понимания особенностей выполнения задачи. Подходит тем агентствам, у которых есть наработки в этой нише.

2. Не беритесь за такой проект. Особенно если вы — молодое неопытное агентство. В случае провала получите негативные отзывы, которые разлетятся по рынку. О вас сложится предвзятое мнение, что затруднит поиск клиентов.

Минимальные вводные для начала работы над проектом

Проводите аналитику и подбирайте команду для выполнения задачи, даже если заказчик еще не полностью заполнил бриф. Но только после получения от него минимальных вводных, а именно:

• размера бюджета;

• географии бизнеса;

• перечня рекламных каналов, с которыми можно работать.

Также узнайте средний чек, уточните информацию о количестве лидов и продаж за месяц, наличии CRM и так далее.

Одним агентствам для начала работы достаточно задать пять вопросов, а другим не хватит и пятнадцати. Это зависит от опыта компании и специфики проекта.

Агентство само решит, какие данные ему нужны. Главное, чтобы сотрудники поняли задачу и приступили к планированию работ.

Дополнительная информация

Узнайте ожидания клиента. Например, сколько лидов ему нужно и почему именно такое количество. Случается, что заказчику хочется привлечь потребителей за 700 рублей. Но стоимость одного лида в этой нише составляет 7 000 ₽. В таком случае вы не сможете оправдать его ожидания.

Попросите доступ к Яндекс Метрике и Яндекс Директу и проведите аналитику по кампаниям. Затем на брифинге представьте не только эту информацию, но и конкретные предложения по улучшению работы.

Благодаря бесплатной аналитике, которую вы сделаете, заказчик убедится в вашей заинтересованности в результате. У него появится желание заполнить бриф и начать сотрудничать.

Уточните, есть ли у клиента опыт работы с агентствами. Если да, то выясните, что не понравилось в их сотрудничестве. Так вы найдете общий язык с заказчиком и поймете, чего делать не стоит.

Какие еще есть способы получения нужной информации

Созвонитесь и запишите разговор. Если клиент откажется от своих слов, у вас будут доказательства. Но, возможно, вы просто неправильно поняли друг друга.

Некоторые представители агентств встречаются с заказчиками лично в офисе, но это отнимает много времени и доставляет определенные неудобства.

Голосовые сообщения не будут являться доказательной базой при возникновении спорных ситуаций. Однако информацию, которая есть в мессенджерах или в соцсетях, можно перенести в документ. Затем отправить его заказчику по электронной почте с соответствующими комментариями. Если клиент подтвердит достоверность данных, их можно пускать в работу.

Еще один вариант — проведение брифинга с помощью чат-ботов. Клиент получает не Excel-файл или гуглдок, а ссылку в Телеграмм. Там он письменно отвечает на вопросы бота. Последний переносит информацию в документ и загружает его в CRM. Клиенту при этом приходится тратить минимум времени.

Также для сбора первичных сведений можно использовать квиз-форму на сайте, которая состоит их 7–8 шагов. Заказчик ответит на вопросы и расскажет о компании то, что необходимо агентству для работы. Конечно, такое мероприятие не является полноценным брифингом, но позволяет получить некоторую информацию. После этого уже можно начинать планировать проект клиента.

Как понять, что брифа не будет

Есть два признака, которые напрямую свидетельствуют об этом:

1. Заказчик не хочет общаться. Вопросы вызывают у него агрессию или он вообще отказывается говорить. В этом случае даже не думайте о сотрудничестве.

2. Заказчик собирался оперативно запустить рекламу или проект, но вдруг потерялся. Обещал в ближайшее время заполнить бриф, чтобы агентство сразу запустило разные инструменты. В результате прошел месяц, а документов нет. Заказчик уже не вспоминает о срочности и через раз выходит на связь. Вероятнее всего, он передумал с вами работать.

Заключение

Получение брифа от клиента, которому всегда некогда, является настоящим вызовом для многих агентств. Перед исполнителем стоит сложная задача: быстрое и эффективное извлечение из заказчика важных деталей. Чтобы добиться успеха, установите доверительный контакт и создайте лаконичную анкету. Проведите краткую, но продуктивную беседу для объединения всех собранных данных в понятный и структурированный бриф.

Выполнение этих несложных правил поможет вам получить ценную информацию для успешного выполнения проекта.