Наверняка у многих на работе рядом с монитором висят стикеры со списком дел. Это хорошая штука, но на самом деле, часто бывает, что они теряются. Мы часто составляем какие-то заметки в телефоне, устанавливаем напоминалки, ставим флажки и планируем что-то в почтовой переписке. Есть много вариантов, чтобы не забыть про все задачи и все успеть сделать.
Инструменты для планирования
«Битрикс24» позволяет использовать 12 инструментов для работы внутри вашей компании. Один из этих инструментов – «Задачи и проекты». В рамках этого инструмента можно работать над проектами, раскидывать задачи по диаграмме Ганта, делегировать эти задачи от одного сотрудника другому, следить, как выполняются задачи. Можно посмотреть, у кого из сотрудников много задач, кто успевает, а кто нет.
«Битрикс24» позволяет фиксировать задачи: поставить задачу сотруднику можно всего в 1 клик. Специальная простая форма: вы пишете, что нужно сделать, когда нужно сделать и кто за это отвечает. Возможно, указываете сотрудников на разные роли. В системе координат «Битрикс24» существует 4 роли:
- Постановщик. Тот, кто задачу поставил.
- Исполнитель. Тот, кто отвечает за выполнение задачи.
- Соисполнитель. Помощник главного ответственного. Соисполнителей может быть несколько.
- Наблюдатель. Их тоже может быть много. Это люди, которые не выполняют эту задачу, но они должны быть в курсе происходящего.
Когда держишь все под контролем
Расширенный режим работы с задачей
Все настройки по задаче на вкладках, это очень удобно. Можно сразу какие-то настройки, если задача относится к какому-то проекту, указать, если необходим учет времени – тоже указывается. Напоминание будет приходить в виде уведомлений или на почту. Настроек на самом деле очень много. В новой версии появилась возможность закреплять нужные для работы поля, для того чтобы они показывались в просто интерфейсе и не нужно было их искать. Еще одно из нововведений, которое появилось в последнем релизе, это возможность ставить задачи прямо по email. Вы можете указать ответственного, и задача придет человеку прямо на электронный ящик.
«Битрикс24» - просто и понятно
Существует такой закон Мерфи: «Если существует вероятность хотя бы в 1 процент, что вас поймут неправильно, вас поймут неправильно». Наша с вами задача от такого закона избавиться и предоставить исполнителям и соисполнителям все необходимые материалы. При постановке задачи вы можете сразу приложить какие-то файлы, скриншоты, задачу можно как пост в социальной сети комментировать, ставить лайки, обсуждать, принимать какие-то решения, для того что бы вся эта история сохранилась. Что бы потом, когда-то, если потребуется вам вспомнить о том, как выполнялась та или иная задача или что обсуждали, вы всегда могли открыть эту задачу, найти ее через поиск, посмотреть обсуждения, посмотреть историю изменений и быть в курсе дел, т.е. все фиксируется все, что необходимо.
Если задача включает несколько шагов или необходимо подготовить какой-то комплект, комплект документов, например, макетов, то можно использовать чек-лист. Наглядно, достаточно удобно и для всех участников сразу видно, как двигается процесс. Пункты из этого чек-листа можно менять местами, можно редактировать, можно вычеркивать. Сложные задачи можно для удобства разбить на подзадачи. У каждой будет свой ответственный, свои сроки. Сотрудник будет видеть только те подзадачи, в которых участвует.
Когда увидел сколько задач на тебя свалилось
Еще один вид группировки задач это когда все задачи собраны в каком-то проекте. У нас это называется «Рабочая группа». Вы можете объединить сотрудников в такую рабочую группу и организовать совместную работу над проектом. Прямо в ленте можно обсуждать рабочий вопрос, точно так же как в социальных сетях. У группы есть свое место на диске, папка, где можно хранить все документы, касаемые только этого конкретного проекта. Можно вести общий календарь встреч, событий, которые связаны с этим проектом, где каждый сотрудник будет виден.
Кроме того, вы можете к задачам подключать внешних сотрудников, например ваших подрядчиков. Вам тогда не надо будет искать переписку с ними в почте, копировать эту информацию и задачи отправлять им туда, потом ответ получать опять эту почту вставлять. Человек будет иметь только доступ к той информации, к которой вы откроете ему доступ. Ну эта возможность есть только в коммерческих тарифах.
Задачу можно делегировать. Вы можете создать несколько задач и потом их просто раскидать между сотрудниками, либо если сотрудник понимает, что он не справится с задачей, он может взять и перекинуть эту задачу на какого-то другого сотрудника. Если вы делегируете какую-то задачу, другому сотруднику, вы остаетесь наблюдателем задачи и будете следить за работой. Руководитель может сам себе делегировать задачи своих подчиненных, если видит, что кто-то из сотрудников не справляется, он эту задачу может забрать либо на себя, либо на кого-то другого.
Еще один достаточно востребованный инструмент - диаграмма Ганта. Задачу можно представить в виде нее, и сразу как на ладони будут все сроки отображаться, все временные рамки, все связи, какая задача зависит от другой. Вы, передвигая ленту, передвигая какую-то задачу, будете сдвигать, и срок задачи и если задача имеет какие-то зависимости, то другие задачи тоже вместе с этим будут двигаться.
Связи внутри «Битрикс24»
Существует 4 основных типа связей: классическая зависимость, задачи начинаются одновременно, одновременный дедлайн, задача должна начаться после завершения предыдущей задачи.
Задачи можно добавлять в избранные. Может сложиться такая ситуация, когда у вас задач будет слишком много, и вы не будете знать, за что схватиться. Если вы запутались в таком большом массиве задач, то можете создать избранный список задач, с которыми вы планируете работать в ближайшее время день, два или неделю. Вы добавите в избранные задачи из списка либо прямо из карточки, либо из живой ленты. Достаточно просто в правом верхнем уголке нажать звездочку и задача попадет в ваш список избранных задач. Вы сразу будете видеть, с какими задачами вам надо работать.
Так же бывают такие ситуации, когда приходится ставить однотипные задачи по сложному шаблону. Например, юристу, для согласования договоров. Либо задача в первых числах каждого месяца или каждый понедельник необходимо делать отчет продаж. Всю эту рутину можно автоматизировать.
Когда справляешься со всеми задачами, но с трудом
Контроль сотрудников
У вас есть возможность включить подсчет времени, установить лимит. Сотрудник в свою очередь может ставить выполнение таймер выполнения этой задачи на паузу, т.е. например, он пошел на обед. Если он переходит к другой задаче, то пауза будет ставиться автоматически на предыдущей задаче, и по завершению рабочего дня таймер тоже будет автоматически останавливаться.
Отчеты для руководителей и типовые отчеты
Есть такой еще интересный инструмент: отчеты для руководителей, где он видит по каждому сотруднику компании или по каждому сотруднику отдела, если это руководитель отдела. Также в «Битрикс24» есть типовые отчеты, 7 штук: общий отчет, занятость по проектам задачи на месяц, отчет по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учет по задачам, ресурсный отчет по исполнителям.
В мобильной версии на платформах iOS и Android мобильные задачи теперь работают так же, как и в браузере. Есть уведомления. Есть уведомления как о создании новой задачи, так и об изменениях, есть возможность ответить на push-уведомление не переходя в задачу. Чек-листы есть, файлы в комментариях, напоминания, повторения, привязка к клиенту CRM. Фильтры, сортировка в списке, ну и полностью новый, переработанный интерфейс.
Заключение
Что в итоге? Используя такие задачи, вы экономите время на постановке задач, экономите время на обсуждениях, решениях вопросов, согласованиях, время с поиском нужных материалов и экономить время на напоминаниях и контроле, кроме того, вы избавляетесь от того хаоса, который мог бы вас настичь.
RU
