Управление без суеты: повседневные инструменты успешного руководителя
Управление без суеты: повседневные инструменты успешного руководителя
07.01.2018
Управляя компанией, руководитель сталкивается с рядом сложностей. Как не упустить какие-то важные моменты, не забыть донести какую-то информацию? Как добиться того, чтобы сотрудники не забывали свои задачи и работали с максимальной эффективностью и отдачей? Как автоматизировать какие-то регулярные бизнес-процессы? В CRM-системе «Битрикс24» есть несколько полезных инструментов, которые можно использовать как раз для того, чтобы согласованно выполнять те или иные задачи, совместно работать над какими-то проектами и контролировать своих сотрудников.
Визуальная структура
Данный инструмент позволяет посмотреть на свою компанию на некоторого рода схеме. Прямо здесь администратор портала (зачастую это руководитель) может отредактировать какую-то информацию, назначить руководителя отдела, создать новые отделы, перемещать сотрудников между ними. Для новичков эта структура полезна тем, что они сразу могут понять, что и за что отвечает, в каком отделе работает, кто у кого начальник, а кто – подчиненный.
Список сотрудников
Чем он удобен? В этом списке можно достаточно быстро найти какие-то контактные данные того или иного сотрудника. Электронную почту, номер телефона. Прямо отсюда можно открыть карточку сотрудника, написать какое-то сообщение через чат. Чат здесь один из самых востребованных инструментов, при общении внутри компании, особенно если компания разделена на несколько офисов в географически разных точках. Опять же этот справочник можно экспортировать в Excel, с Outlook синхронизировать или с какими-то другими программами.
Контроль задач
Как это обычно бывает: задачу передали сотруднику, он на стикере ее записал, наклеил на монитор, а потом стикер отвалился и задача забылась. И хорошо, если сотрудник ведет записи своих задач в ежедневнике и отслеживает их исполнение. Но не всегда так бывает, информации свойственно терятся. Это влияет на эффективность работы компании. Инструмент контроля задач позволяет работать над задачами совместно, делегировать задачи, распределять роли, ставить чек-листы, высылать напоминания. Процесс постановки задач:
Задача ставится в несколько кликов. Нужно написать название, сам текст задачи, указать ответственного.
Помимо главного ответственного в задаче могут быть наблюдатели и соисполнители.
Возможно указать какие-то дополнительные параметры, добавить какие-то файлы, включить учет времени.
Всем сотрудникам, которые имеют отношение к этой задаче, придет на почту оповещение.
Если задача включает несколько шагов, например, необходимо подготовить, пакет документов или макетов, можно использовать чек-лист. Естественно, пункты из чек-листа можно менять местами, редактировать, вычеркивать и т.д.
Когда пытаешься спланировать все свои задачи
В контроль сроков выполнения задач есть несколько ролей: постановщик, ответственный, соисполнитель и наблюдатель. Соответственно, открывая раздел «Задачи», вы увидите 4 такие кнопки: «Делаю», «Помогаю», «Поручил» и «Наблюдаю». Если какая-то задача у вас близка к завершению или просрочена, вы увидите счетчик, большую красную цифру, означающую количество задач, которые требуют какого-то внимания. Задачу над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта. Достаточно такой удобный инструмент, классический вид списка задач, который наглядно отображает временные рамки, причем в той последовательности, в которой они должны проходить в течение проекта. Ни одно поручение не потеряется, все будет зафиксировано, удобно контролировать сроки задач, удобно учитывать время по выполнению той или иной задачи.
Опять же можно использовать специальные рабочие группы, приглашать туда сотрудников. Эти рабочие группы позволяют вести учет задач в конкретном проекте. Задачу можно ставить не только сотрудникам на портале, но и каким-то сторонним пользователям, если это необходимо. Достаточно просто в адресе получателя ответственного за задачу указать email того, кто это должен сделать. Он получит специальную ссылку на страничку, доступную только по этой ссылке, где ознакомится с задачей и сможет ее выполнить.
Планирование
По задачам можно посмотреть загруженность того или иного сотрудника. Посмотреть насколько много у него задач, проанализировать, как он вообще справляется. Может быть, часть задач можно будет перекинуть кому-то еще. Еще один хороший интересный инструмент для планирования – календарь. Он позволяет планировать рабочее время, присылает напоминание о предстоящих событиях, и все это можно синхронизировать с мобильными устройствами.
График отсутствий
Отсутствие сотрудников компании по каким-либо причинам всегда будет фиксироваться в графике отсутствий, в специальном разделе. По типам отсутствий можно отфильтровать. Например, можно выбрать только отпуск и назначить отпуск сотруднику в то время, когда у нас больше всего людей, например, находится на работе, что бы сбалансированно отпуска распределить. График можно рассматривать по конкретному подразделению для отдела, если сотрудник отмечает в своем календаре, что он занят, то это отсутствие тоже появится в этом графике.
Когда отметился, что уходишь в отпуск
Собрания и планерки
Позволяет зафиксировать всю информацию и автоматизировать подготовку к собранию и его проведения. Задачи, которые следует обсудить на собрании, фиксируются и сохраняются прямо там. Все участники могут ознакомиться с этими задачами, написать какие-то комментарии и пожелания, приложить какие-то файлы, если это необходимо. Если какие-то вопросы предыдущих планерок не были решены, то они перейдут в следующие, и руководитель подразделения имеет доступ к этим компаниям, в которых они сами участвуют и их подчиненные участвуют. Даже если руководители не входили в состав участников собрания, они все равно увидят эти собрания, могут посмотреть, какие вопросы на планерках обсуждались сотрудниками отдела.
Отчетность
Все согласятся, что если не автоматизировать отчетность, то работать достаточно тяжело. Всю информацию нужно собрать, проанализировать, сохранить куда-то, чтобы руководитель потом мог посмотреть. В «Битрикс24» есть специальный инструмент – рабочие отчеты. Туда попадают все ежедневные отчеты, которые сотрудники заполняли в закладке «Отчет за день», все задачи, которые выполнялись в течение отчетного периода. Отчеты эти потом можно отправить руководителю в конце недели. Он эти отчеты оценит: поставит либо положительную, либо отрицательную оценку, напишет комментарии. Отчеты по задачам и проектам – отдельный вид отчетов. Можно отчитываться по потраченному времени, можно по ресурсам. Есть типовые отчеты, их семь, например общий отчет или занятость по проектам.
Передает важное сообщение
Важные сообщения
Если вам необходимо какую-то информацию донести до пользователей так, что бы они обязательно обратили на нее внимание, есть специальный сервис «Объявления». Можно создать сообщение с какой-то важной информацией, например, «Завтра выходной», и указать всех сотрудников. Каждый сотрудник, когда зайдет на портал, увидит объявление. Что бы видеть только актуальные для вас сообщения в живой ленте, можно нажать «Больше не следить» и вы не увидите новые комментарии к сообщению не интересной вам тематики, но всегда сможете к этому сообщению вернуться и посмотреть.
Также в фильтре живой ленты есть инструмент «Умное слежение», который позволяет поднимать сообщения в ленте только для тех событий, в которых вы являетесь автором, получателем или просто упомянутым в тексте данного сообщения.
Пульс компании
Это своего рода монитор вовлеченности сотрудников «Битрикс24». Если вы видите, что сотрудники уделяют мало внимания тому или иному инструменту внутри портала, вы можете нажать кнопочку «рассказать» и опубликовать специальную статью, которая посвящена данному инструменту с видео уроками, с ссылками на работу этого инструмента, на документацию по работе этого инструмента и подскажите людям как можно с этим инструментом работать, какие он даст им выгоды.
