Заказать
logo
Управление проектами: как успеть в срок, не упуская мелочей

Управление проектами: как успеть в срок, не упуская мелочей

06.02.2018


Наверняка у многих на работе рядом с монитором висят стикеры со списком дел. Это хорошая штука, но на самом деле, часто бывает, что они теряются. Мы часто составляем какие-то заметки в телефоне, устанавливаем напоминалки, ставим флажки и планируем что-то в почтовой переписке. Есть много вариантов, чтобы не забыть про все задачи и все успеть сделать.

Инструменты для планирования


«Битрикс24» позволяет использовать 12 инструментов для работы внутри вашей компании. Один из этих инструментов – «Задачи и проекты». В рамках этого инструмента можно работать над проектами, раскидывать задачи по диаграмме Ганта, делегировать эти задачи от одного сотрудника другому, следить, как выполняются задачи. Можно посмотреть, у кого из сотрудников много задач, кто успевает, а кто нет.
«Битрикс24» позволяет фиксировать задачи: поставить задачу сотруднику можно всего в 1 клик. Специальная простая форма: вы пишете, что нужно сделать, когда нужно сделать и кто за это отвечает. Возможно, указываете сотрудников на разные роли. В системе координат «Битрикс24» существует 4 роли:


  1. Постановщик. Тот, кто задачу поставил.
  2. Исполнитель. Тот, кто отвечает за выполнение задачи.
  3. Соисполнитель. Помощник главного ответственного. Соисполнителей может быть несколько.
  4. Наблюдатель. Их тоже может быть много. Это люди, которые не выполняют эту задачу, но они должны быть в курсе происходящего.

Когда держишь все под контролем

Расширенный режим работы с задачей

Все настройки по задаче на вкладках, это очень удобно. Можно сразу какие-то настройки, если задача относится к какому-то проекту, указать, если необходим учет времени – тоже указывается. Напоминание будет приходить в виде уведомлений или на почту. Настроек на самом деле очень много. В новой версии появилась возможность закреплять нужные для работы поля, для того чтобы они показывались в просто интерфейсе и не нужно было их искать. Еще одно из нововведений, которое появилось в последнем релизе, это возможность ставить задачи прямо по email. Вы можете указать ответственного, и задача придет человеку прямо на электронный ящик.

«Битрикс24» - просто и понятно


Существует такой закон Мерфи: «Если существует вероятность хотя бы в 1 процент, что вас поймут неправильно, вас поймут неправильно». Наша с вами задача от такого закона избавиться и предоставить исполнителям и соисполнителям все необходимые материалы. При постановке задачи вы можете сразу приложить какие-то файлы, скриншоты, задачу можно как пост в социальной сети комментировать, ставить лайки, обсуждать, принимать какие-то решения, для того что бы вся эта история сохранилась. Что бы потом, когда-то, если потребуется вам вспомнить о том, как выполнялась та или иная задача или что обсуждали, вы всегда могли открыть эту задачу, найти ее через поиск, посмотреть обсуждения, посмотреть историю изменений и быть в курсе дел, т.е. все фиксируется все, что необходимо.

Если задача включает несколько шагов или необходимо подготовить какой-то комплект, комплект документов, например, макетов, то можно использовать чек-лист. Наглядно, достаточно удобно и для всех участников сразу видно, как двигается процесс. Пункты из этого чек-листа можно менять местами, можно редактировать, можно вычеркивать. Сложные задачи можно для удобства разбить на подзадачи. У каждой будет свой ответственный, свои сроки. Сотрудник будет видеть только те подзадачи, в которых участвует.


Когда увидел сколько задач на тебя свалилось

Еще один вид группировки задач это когда все задачи собраны в каком-то проекте. У нас это называется «Рабочая группа». Вы можете объединить сотрудников в такую рабочую группу и организовать совместную работу над проектом. Прямо в ленте можно обсуждать рабочий вопрос, точно так же как в социальных сетях. У группы есть свое место на диске, папка, где можно хранить все документы, касаемые только этого конкретного проекта. Можно вести общий календарь встреч, событий, которые связаны с этим проектом, где каждый сотрудник будет виден.

Кроме того, вы можете к задачам подключать внешних сотрудников, например ваших подрядчиков. Вам тогда не надо будет искать переписку с ними в почте, копировать эту информацию и задачи отправлять им туда, потом ответ получать опять эту почту вставлять. Человек будет иметь только доступ к той информации, к которой вы откроете ему доступ. Ну эта возможность есть только в коммерческих тарифах.
Задачу можно делегировать. Вы можете создать несколько задач и потом их просто раскидать между сотрудниками, либо если сотрудник понимает, что он не справится с задачей, он может взять и перекинуть эту задачу на какого-то другого сотрудника. Если вы делегируете какую-то задачу, другому сотруднику, вы остаетесь наблюдателем задачи и будете следить за работой. Руководитель может сам себе делегировать задачи своих подчиненных, если видит, что кто-то из сотрудников не справляется, он эту задачу может забрать либо на себя, либо на кого-то другого.

Еще один достаточно востребованный инструмент - диаграмма Ганта. Задачу можно представить в виде нее, и сразу как на ладони будут все сроки отображаться, все временные рамки, все связи, какая задача зависит от другой. Вы, передвигая ленту, передвигая какую-то задачу, будете сдвигать, и срок задачи и если задача имеет какие-то зависимости, то другие задачи тоже вместе с этим будут двигаться.


Связи внутри «Битрикс24»


Существует 4 основных типа связей: классическая зависимость, задачи начинаются одновременно, одновременный дедлайн, задача должна начаться после завершения предыдущей задачи.
Задачи можно добавлять в избранные. Может сложиться такая ситуация, когда у вас задач будет слишком много, и вы не будете знать, за что схватиться. Если вы запутались в таком большом массиве задач, то можете создать избранный список задач, с которыми вы планируете работать в ближайшее время день, два или неделю. Вы добавите в избранные задачи из списка либо прямо из карточки, либо из живой ленты. Достаточно просто в правом верхнем уголке нажать звездочку и задача попадет в ваш список избранных задач. Вы сразу будете видеть, с какими задачами вам надо работать.
Так же бывают такие ситуации, когда приходится ставить однотипные задачи по сложному шаблону. Например, юристу, для согласования договоров. Либо задача в первых числах каждого месяца или каждый понедельник необходимо делать отчет продаж. Всю эту рутину можно автоматизировать.


Когда справляешься со всеми задачами, но с трудом

Контроль сотрудников

У вас есть возможность включить подсчет времени, установить лимит. Сотрудник в свою очередь может ставить выполнение таймер выполнения этой задачи на паузу, т.е. например, он пошел на обед. Если он переходит к другой задаче, то пауза будет ставиться автоматически на предыдущей задаче, и по завершению рабочего дня таймер тоже будет автоматически останавливаться.

Отчеты для руководителей и типовые отчеты

Есть такой еще интересный инструмент: отчеты для руководителей, где он видит по каждому сотруднику компании или по каждому сотруднику отдела, если это руководитель отдела. Также в «Битрикс24» есть типовые отчеты, 7 штук: общий отчет, занятость по проектам задачи на месяц, отчет по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учет по задачам, ресурсный отчет по исполнителям.
В мобильной версии на платформах iOS и Android мобильные задачи теперь работают так же, как и в браузере. Есть уведомления. Есть уведомления как о создании новой задачи, так и об изменениях, есть возможность ответить на push-уведомление не переходя в задачу. Чек-листы есть, файлы в комментариях, напоминания, повторения, привязка к клиенту CRM. Фильтры, сортировка в списке, ну и полностью новый, переработанный интерфейс.

Заключение


Что в итоге? Используя такие задачи, вы экономите время на постановке задач, экономите время на обсуждениях, решениях вопросов, согласованиях, время с поиском нужных материалов и экономить время на напоминаниях и контроле, кроме того, вы избавляетесь от того хаоса, который мог бы вас настичь.


Возврат к списку

  • Презентация интернет-агентства INTEC
  • Трофименко Александр Руководитель компании "Тех-Ас"
    Игорь Родимов Директор автосервиса "Мастер 12 Вольт"
Челябинск
Телефон: +7(351) 777-80-70
Адрес: ул. Труда, 64а, офис 201
Москва
Телефон: +7(800)100-45-85
Адрес: ул. Люсиновская, д. 39
Тюмень
Телефон: +7 (345) 256-95-15
Адрес: ул. Челюскинцев, д. 10
Связаться с руководителем Написать письмо