12 инструментов для отрыва от конкурентов. Повышаем эффективность работы компании

«Битрикс 24» – это комплекс инструментов для организации работы и взаимодействия внутри вашей компании. Часто бывает, что компания представляет из себя что-то вроде черного ящика, в котором совершенно непонятно, как происходит коммуникация между сотрудниками. И часто оказывается так, что именно этот черный ящик оказывает влияние на итог. На наш взгляд, коммуникации должны быть прозрачными, понятными, потому что только благодаря этому, можно будет их легко отстроить, наладить и получить лучший результат. «Битрикс 24» как раз-таки предоставляет инструменты для организации прозрачной структуры компании. 

Имеется такой инструмент, как список сотрудников, в котором представлены все сотрудники вашей компании, где вы можете получить удобный доступ к необходимой информации, для связи с ними. Например, их email, их телефон либо возможность сразу написать им сообщение через внутренний мессенджер «Битрикс 24». Но о мессенджере мы поговорим позже.

Это, собственно, ваша структура, вашей иерархии, вашей компании, которую «Битрикс 24» удобно отображает и позволяет ей управлять и регулировать различные настройки.

Давайте посмотрим, как работать с «Битрикс 24». Вы заходите на сайт «Битрикс 24», указываете свой email для регистрации, вам приходит письмо, вас встречает весьма простая и интуитивно понятная форма регистрации, где вы заполняете необходимые данные: логин и пароль. Затем вы придумываете адрес своего портала. Буквально за несколько секунд ваш «Битрикс 24» готов. Теперь вы можете перейти к настройке структуры вашей компании, куда вы переносите всю вашу иерархию в «Битрикс 24». Создавайте и настраивайте различные отделы: отделы продаж, маркетинг. Здесь же в этом разделе мы выполняем наши главные активы, т.е. приглашаем наших сотрудников в наши подразделения. Указываем имя и фамилию сотрудника, адрес и уже заполняем должность, это можно сделать именно в форме «Добавить». Здесь же мы его приглашаем в подразделение и в рабочие группы, если мы знаем уже в каких проектах он будет участвовать, добавляем, ему придет письмо и он позже к нам войдет на портал. После того как все ваши сотрудники вошли на портал, вы можете продолжить настройку вашей иерархии, вашей структуры, т.е. назначить руководителей подразделений и перетащить ваших сотрудников в соответствии с теми подразделениями, в которых они работают. Также можно сделать так, чтобы ваши сотрудники работали в двух или более подразделениях, просто лишь зажатой клавишей Shift.

Что из себя представляет традиционное рабочее пространство среднестатистического сотрудника? Это рабочий компьютер, стол, телефон, почта, Skype, СМС, что-то, записанное на листочках, стикерах.

В «Битрикс 24» вас встречает, после того как вы зайдете на портал, единая живая лента компании. Что это такое? Давайте посмотрим. Это удобный инструмент для обсуждения. Вообще, живая лента – это агрегатор всей информации, всего того, что происходит внутри вашей организации на портале. Например, мы хотим обсудить какой-то вопрос, мы пишем текст, прикладываем какие-то схемы, сообщения и указываем получателей, сотрудников группы, подразделения, после этого, в живой ленте у себя, они видят это сообщение и начинается процесс обсуждения, процесс общения, выяснение каких-то рабочих моментов, сразу же видите, кто отправил комментарий, кто поставил ему «Лайк», кто-то пишет ответ. Ура! Вопрос решается.

В «Битрикс 24» все контакты у вас под рукой. Общаться и взаимодействовать можно с любого устройства: с ноутбука, планшета, каждый сотрудник у вас всегда на связи, буквально в один клик.

Какие инструменты мы разработали для подобного общения, общий чат компании, открытые чаты по всем интересам, куда могут вступить любые сотрудники и закрытые чаты, это чат комнаты, куда вы можете пригласить сотрудников, по каким-то особым вопросам. И туда нельзя будет войти всем кому угодно.

Давайте посмотрим как у нас происходит типичное общение в чате. Мы пишем сообщение, обсуждаем какой-то вопрос. Интерфейс интуитивно понятный, все просто. Мы видим, что человек пишет нам ответ и после этого у нас возникает необходимость , например, обсудить вопрос с другими коллегами. Чтобы избежать эффекта сломанного телефона, мы их приглашаем всех в одну чат-комнату т.е. у нас образуется закрытый чат. Если нам необходимо позвонить или обсудить вопрос голосом, с видео мы это можем сделать. Это просто и удобно, мы начинаем общение теперь уже голосом. Мы видим наших сотрудников, наших коллег и общение у нас идет еще продуктивнее, еще быстрее. Мы начинаем обсуждать и выяснять наши дальнейшие вопросы. Звонок завершен, все хорошо.

Бывает так, что необходимо что-то обсудить с вашим клиентом, партнером, который не является сотрудников вашей компании, но у вас есть его почтовый адрес и как хорошо было бы если бы именно этот человек на какое-то время появился бы на вашем портале, чтобы никуда не уходить не писать в Skype, чатах и так далее. Это можно сделать с помощью «Битрикс 24», в живой ленте. Теперь вы указываете получателем электронный адрес вашего собеседника, вашего клиента или партнера и ему придет письмо, о том, что вы написали ему в живой ленте, после этого вы можете продолжить общение в рамках живой ленты, в рамках особого интерфейса живой ленты, без какой-либо авторизации.

Также «Битрикс 24» поддерживает общение через так называемые умные вещи или гаджеты. Т.е. можно общаться через Android Wear или Apple Watch.

Часто бывает так, что задачи у нас хранятся на стикерах, в почте или в наших головах. Соответственно, со временем происходит просто настоящий хаос, перестаешь правильно следить за этими задачами и за ходом их выполнения. В «Битрикс 24» вы не потеряете ни одного из поручений, все задачи у вас зафиксированы и назначены на конкретных людей. Также наш инструмент «Задачи» содержит классический вид диаграммы Ганта, который позволяет вам установить связи и взаимозависимость между задачами, когда вы, например, не сможете закончить одну задачу, не закончив какую-то предыдущую. Естественно, «Битрикс 24» и «Задачи» позволяют вам организовать удобный контроль за сроками выполнения задачи.

Давайте посмотрим, как работать с задачей в «Битрикс 24». Просто создаем задачу, указываем ответственного, заполняем необходимые параметры, крайний срок, приоритет: высокий, средний, низкий и ставим задачу. В данном примере, если необходимо создать какую-то зависимую задачу, ну или в данном случае подзадачу, мы также это сделаем легко из интерфейса Задача, жмем на «Создать подзадачу», указываем название, ответственного, крайний срок и можем даже чек-лист. Это мелкие подзадачки, которые не требуют жесткого учета, контроля, но которые важны, чтобы видеть как выполняется ваша большая задача.

Весь интерфейс, весь функционал задач доступен в мобильных версиях приложения «Битрикс 24», которое вы можете скачать в AppStore или GooglePlay. Если вам необходимо объединить ваших коллег в какие-то рабочие группы, ну или как можно назвать проекты, то это можно сделать. Просто создайте группу у нас на портале «Битрикс 24» и пригласите туда всех коллег, всех участников, всех причастных к данному проекту. Совместная работа с документами. Часто бывает, что когда сотрудник уходит, вместе с ним уходят и важные документы, важная информация, база знаний, база клиентов, договора ну и так далее. «Битрикс 24» позволяет вам надежно защитить ваши документы, кроме того, он предоставляет единое, корпоративное место для хранения данных, а также инструменты для удобной совместной работы с файлами. 

Давайте посмотри на примере как работать с диском, с файлами. Мы заходим в раздел «Диск» и здесь же нам сразу предлагается скачать приложение «Битрикс 24», десктопное приложение. Оно скачивается, установка происходит традиционным способом. После этого вы можете войти в портал, ваш портал «Битрикс 24» и вас сразу же встречает что? Ваша структура компании, все ваши коллеги уже слева в контактном листе, кроме того, отсюда можно и позвонить, ваш диск с файлами синхронизируется автоматически.

«Битрикс 24» содержит удобный инструмент для планирования мероприятий. Находится этот инструмент в календаре. Давайте посмотрим, как он работает. Просто создаем событие, указываем его проведение, часы, дни и указываем название. После этого мы переходим в раздел «Участники» и добавляем всех причастных к нашему событию. После этого мы переходим в раздел «Планировщик событий», здесь вы видите занятость всех сотрудников, также здесь вы можете выбрать удобное время, для проведения вашего события, для этого плашечка должна стать зеленой. Сохраняем, событие сохраняется и мы получаем одобрение от участников, что они будут на встрече. Мы видим в интерфейсе, кто у нас подтвердил участие, кто не подтвердил, также это событие отображается в живой ленте.

«Битрикс 24» содержит отличный инструмент для управления продажами. Для удобного взаимодействия с вашими клиентами, контактами и сделками, этот инструмент называется CRM. Давайте кратко рассмотрим что это, какие возможности предоставляет наша CRM «Битрикс 24». Она позволяет вам удобно организовать работу с вашими контактами, компаниями, позволяет удобно выставлять сделки и обратите внимание, в сделках у нас есть замечательные, цветастые и очень информативные отчеты. Они представлены в виде такой геймификации. Вот традиционная воронка продаж, где вы видите прохождение вашего лида по различным статусам, стадиям и также мы видим числовые показатели. Какое место вы, как менеджер заняли, в этом месяце, с каким показателями денежными. Как эти суммы разбиты по различным статусам, где было количество сделок выиграно, какое количество сделок было не выставлено ну и т.д Также можно регулировать параметры для себя.

В «Битрикс 24» у нас есть замечательная телефония, наша телефония позволяет нам настроить голосовое приветствие, позволяет записать разговор с вашим клиентом, а также автоматически создать лид в CRM, чтобы в дальнейшем с ним поработать и предметно обсудить какие-то вопросы, в частности, о предстоящих сделках. Телефонию можно настроить, например, можно настроить очередь, автоматическую запись, различные приветствия, удержания и т.д. Как подключить, подключить очень просто, для этого достаточно просто арендовать городской номер либо 8-800, а также можно уже арендовать и мобильные номера, настроить автоматическое распределение звонков между вашими менеджерами, пополнить баланс и также можно подключить свою АТС. Обратите внимание на количество городов, в которых можно приобрести номера. Например, если вы находитесь в Москве, но хотите работать с Владивостоком, вам лучше приобрести номер Владивостока.

Если сотрудника нет на рабочем месте, то вы можете легко перенаправить ему звонок на его телефонный аппарат, это виртуальная АТС. Она очень легко подключается, настраивается и удобна на случай, когда ваши сотрудники привыкли работать с телефонными аппаратами.

Если ваш сотрудник ушел «в поля», но связь с ним необходимо держать, ваши клиенты могут ему позвонить и даже на мобильное приложение т.е через так называемые Softphone.

Когда счастлив на своей работе

Переходим в раздел «Почта» и нас интересует подключение своего домена мы проверяем, мы говорим, что у нас нет своего домена, мы говорим, что мы хотим подключить свой домен, проверяем свободно ли имя bitrixkld.ru в данном случае. Проверяем, что все хорошо, имя свободно мы его регистрируем, выставляем необходимые параметры, подключаем. Ура! Наш домен подключен, теперь мы можем заводить почтовый ящик на этом домене. Как это сделать мы сейчас также рассмотрим. Переходим в раздел «Почта» и придумываем первый ящик, имя, пароль, подключаем все хорошо. Теперь мы с ним можем удобно работать. Если мы хотим подключить ящик кому-то еще, это сделать также просто, для этого мы переходим в раздел сотрудников и говорим: «Создать почтовый ящик», указываем ему адрес, пароль, пароль ему, естественно, потом можно будет, отдельно сообщить. Название ящика, пароль сохраняем, все хорошо. Теперь наши коллеги могут удобно общаться через почту, которую мы создали в «Битрикс 24».

Какие инструменты для учета рабочего времени предоставляет «Битрикс 24»? Была такая история, до того как мы внедрили инструмент, мы стали выяснять, кто сколько отрабатывает, естественно, все говорят, что работают очень много, но как только мы включили учет рабочего времени, цифры расставили все по своим местам. Кто сколько и куда уходил на перекуры, кто приходил поздно, кто уходил рано, все это теперь удобно отображалось и учитывалось с помощью инструмента «Учет рабочего» времени. Давайте посмотрим как это делать. Когда вы приходите на работу, вы нажимаете «Начать рабочий день», здесь же, кстати говоря, в окне учета рабочего времени вы можете спланировать вашу занятость на сегодняшний день, создать задачу, подготовить встречу, спланировать мероприятия и собственно, продолжать работать, здесь же можно отмечать, что уже было сделано. Здесь же можно создать отчет за день. Над чем вы работали, чтобы ваш руководитель в конце рабочей недели либо рабочего дня, увидел у вас вашу занятость и деятельность. Если вам необходимо завершить рабочий день, просто завершаете и уходите домой.

Как это происходит? Ежедневно сотрудники занимаются не только своей основной работой, но и сталкиваются с какой-то необходимой рутиной, административной работой. Например, прием на работу, оформление договоров, согласование с юристом, проверка контрагентов ну и т.д. «Битрикс 24» позволяет автоматизировать эти рутинные процессы и свести к минимуму потери времени, на хождение между этажами, на согласовании, на поиск сотрудника, который будет утверждать вам тот или иной документ в «Битрикс 24» есть 6 готовых бизнес-процессов. Вот здесь они уже перечислены, это счета на оплату выдача наличных, заявление на отпуск, командировку, ну и остальные. Давайте посмотрим, как это делается, мы переходим в «Живую ленту», например, хотим создать новый счет на оплату. Здесь мы можем посмотреть кто у нас участвует в бизнес-процессе, какие ключевые фигуры. Здесь же, мы можем посмотреть как выглядит начинка бизнес-процесса т.е. сам механизм сам алгоритм, здесь же его можно удобно и легко подправить, например, в данном случае мы добавляем ветку условия и при определенных условиях мы хотим, чтобы у нас ставилась и задача и отправлялось сообщение соцсети. Таким образом, вы можете настроить бизнес-процесс для себя и своих нужд. На сегодняшний день в мобильных приложениях реализована работа с живой лентой, задачами, CRM, контактами группы, push-уведомлениями, телефонией и многопортальностью. Давайте посмотрим на примере как с этим работать. Запускается приложение, вы можете видеть меню. Также в приложении «Битрикс 24» вам видны контакты и вы можете просмотреть информацию по какому-либо контакту. Сейчас очень популярны, так называемые чат-боты. Да, прошлое возвращается, те чат- боты, который раньше были в аськах, сейчас появились и в «Битрикс 24» . Представляем вам личного помощника для каждого сотрудника, теперь каждый ваш сотрудник, может с ним общаться, поддерживать какие-то общие темы, если он просто заскучал на работе либо если он хочет узнать что-то о «Битрикс 24» .

Приложение, которое может разработать любой партнер «1С Битрикс», будет опубликовано в разделе «Приложения». Мы также составляем рейтинг приложения, лучшее. Приложения удобно разбиты по категориям, CRM-задачи и так далее. Ваше приложение может быть платным или бесплатным, для подробной информации обращайтесь в нашу техподдержку. Как это сделать, как стать нашим партнерам, как разработать свое приложение, мы вам подробно расскажем.

Все ваши данные в безопасности. Если вы озабочены безопасностью, то мы предоставляем вам дополнительные возможности, в частности, приложение OTP позволяет вам организовать, удобную, двухэтапную авторизацию на вашем портале. Также стоит сообщить, что «Битрикс 24» полностью соответствует российскому законодательству и все ваши данные защищены и находятся в Российских Дата-центрах, что действительно соответствует недавнему закону о том, что все персональные данные должны храниться на территории РФ.

Следующая возможность «Битрикс 24» − это возможность быстрой регистрации на портале или саморегистрации в вашей компании. Вы просто открываете эту возможность, включаете ее для вашего портала, наш «Битрикс 24» сгенерирует для нее ссылку и вы можете ее рассылать либо просто лишь открыть интерфейс для того что бы можно было зарегистрироваться на вашем портале. Обратите внимание, появляется ссылка зарегистрироваться. Клиент, войдя на ваш портал по ссылке, нажмет на эту ссылку, введет самостоятельно необходимые данные: имя, пароль и т.д, и будет работать вместе с вами в «Битрикс 24».