logo
8 (800) 100-45-85
Заказать
logo
Бизнес-процессы никогда больше не будут таким занудством

Бизнес-процессы никогда больше не будут таким занудством

28.02.2018


Сегодня мы поговорим с вами о бизнес-процессах, о том, какие процессы происходят внутри любой организации и какие инструменты помогут сделать эти процессы лучше, быстрее и эффективнее.


Что такое бизнес-процесс


Интернет дает нам следующее определение: «Это некая совокупность действий, мероприятий обычно связанных между собой и направленных на получение какого-то результата». Чаще всего какие-то внутренние организационные процессы: от простейших действий по согласованию каких-то документов до комплексных процессов по предоставлению какой-то услуги или по выполнению каких-то работ, которые в итоге продаются клиентам.
Главная проблематика бизнес-процессов в том, что они довольно редко хорошо продуманы и описаны. Обычно все действия, все задачи, которые решаются внутри компании, решаются по наитию. Иначе говоря, сотрудника, когда он пришел на работу научили действовать так или иначе, так он и делает. Если в процессе возникает какое-то изменение, сотрудники немного переучиваются и делают по-другому. В то же время при смене сотрудников, т.е. происходит очередное обучение людей. Порядок выполнения процесса может быть нарушен, просто потому что участники процесса по незнанию сработали как «испорченный телефон», потому что один решил, что так ему удобней, или потому что информация о том, как должно быть по-настоящему и правильно, просто не дошла или где-то потерялась, рассыпалась или преобразовалась. Несмотря на то, что такие ситуации могут приводить к неприятным последствиям, большинство компаний не спешит налаживать свои бизнес-процессы. Однако, всегда есть возможность сделать лучше: Ответственность за сам процесс, качество и сроки реализации могут страдать, если нет четкого описания, четких инструкций и хорошей продуманности всех процессов которые происходят внутри.

Сколько стоит неправильно распределенное время


Неправильно настроенные или вовсе не настроенные бизнес-процессы – всегда ущерб для компании. Менеджер забыл предупредить, кто-то забыл доложить в коробку нужный элемент, кто-то еще что-то потерял при дороге. И в итоге что, некачественный сервис, некачественный продукт. Сколько это стоит? Сколько стоит взаимодействие между отделами? Ведь люди тратят свое время, рабочее время, то в которое они могут решать свои реальные производственные задачи. Тратят это время на то, чтобы сбегать в другой кабинет, на то, чтобы подписать ту или иную бумажку, на то что бы согласовать с юридической службой тот или иной договор. Сколько стоит оформление элементарнейших вещей, таких как отпуск или командировка. Целый ряд задач, которые должны быть выполнены тем сотрудником, который едет, или кем-то другим. В любом случае, это целый процесс.
Сколько он в реальности стоит? В зависимости от того, сколько вы платите своим сотрудникам. Задавались ли вы таким вопросом? Как можно оценить потери во времени на всякую макулатуру? На те бумажки, которые изо дня в день пишут сотрудники и передают друг другу, что бы передать ту или иную информацию. Все это может быть оценено.


Когда пытаешься все удержать в голове, но информации слишком много

Мы в компании INTEC даже проводили некоторые исследования, общались с нашими клиентами, теми, кто использует наши продукты. Совершенно разные компании, от сорока сотрудников до пяти тысяч и более. И мы поспрашивали, сколько времени уходит в среднем на решение тех или иных внутренних задач организации. Вот смотрите, 5 тысяч сотрудников, простая служебная записка. Целая неделя может уходить на то, чтобы эта записка прошла все необходимые инстанции. Если говорить об организации на порядок меньше, 500 сотрудников, то счет оплачивается несколько дней. В маленьких компаниях тоже возникают проблемы. Обычные заявления на отпуск или командировку, на те или иные действия, которые требуют, какого-то фиксирования, причем даже не обязательно в законодательной форме, а просто фиксирования, могут занимать целый день, просто потому что руководитель подписывает документы вечером или по каким-то другим причинам, связанным с его расписанием. Простая математика говорит нам о том, что в компании размером в сто человек возможны потери до чуть более полутра миллиона рублей в год.

Бизнес-процессы и человеческий фактор


Стоит помнить, что не все одинаково хороши, не все люди могут эффективно решать задачи, не все люди роботы. Есть те, кто успевают и умудряются помнить все и никогда ничего не забывать, но на самом деле это скорее уникумы. Все люди могут ошибаться, бывают случайные странные, неприятные обстоятельства. Если это новый сотрудник, это обучение, долгое включение в производство, во все процессы. Если это кто-то временно замещающий, то опять же, для него лишняя нагрузка, дополнительное обучение и т.д. Это человеческий фактор, который автоматизация помогает избежать, по крайней мере, резко снизить.


Когда бизнес-процесс налажен

Почему же все подряд не автоматизируют свои бизнес-процессы?

Исторически так сложилось, что автоматизация производства - удел больших компаний. Там процессов действительно много. В таких компания без автоматизации вообще невозможно существовать, потому что эффективность организации, при большом количестве сотрудников, может резко снизиться. Людей в основном останавливает то, что автоматизацию процесса внедрять долго, использование автоматизированной системы может быть непростым. Ну и есть еще исконно русское, авось и так сойдет и такое тоже бывает, причем наверно чаще, чем все остальные, потому что кажется, «что нам автоматизировать, у нас все работает, услуги оказываются, товары продаются, все работает. Если плохо работает сотрудник - мы его поругаем, хорошо работает - мы его похвалим. Совсем плохо, выгоним мы его, возьмем другого, научим и будем продолжать в том же духе». То, что положение вещей сейчас такое, еще не значит, что оно должно таким оставаться. Процессы должны быстро настраиваться, легко создаваться, легко автоматизироваться и быстро изменяться под изменения компании, изменение конъектуры рынка, изменение внешней среды. Это тоже важный тезис «надо меняться», и чем быстрее компания будет меняться, тем быстрее будет идти развитие, тем больше возможностей для роста.

Как работают процессы в «Битрикс 24»


Вот пример работы системы «Битрикс 24». Главная страница, живая лента, через кнопку «Процессы» можно оформить счет на оплату. Мы указываем назначение платежа, сумму, добавляем скан счета и отправляем этот процесс прямо из живой ленты. На самом деле на этом, работа заканчивается, специалист, который выставил счет, продолжает заниматься своими основными обязанностями. В это время счет приходит на утверждение руководителю. Он не удовлетворен описанием счета и уточняет, за какое мероприятие мы в данном случае платим. Т.е. они могут коммуницировать внутри данного процесса. У нас появился новый объект коммуникации, они там обсуждают, решают, платим, не платим, почему и т.д. После чего, руководитель его утверждает. У руководителя может быть и еще руководитель. То есть цепочка может удлиняться, и следующий руководитель, в данном случае директор компании, проверяет этот счет, он видит уже обсуждение, он уже в курсе всех уточнений и может сразу, быстро этот счет утвердить, кстати, в том числе и с мобильного телефона, даже если он в дороге или в отпуске в данный момент. Дальше счет поступает к бухгалтеру, у бухгалтера задача проста. Подтверждения все есть, нужно счет оплатить и сообщить о том, когда он был оплачен, номер платежного поручения и вернуть этот процесс обратно его автору. Этот процесс закрыт, все участники процесса в курсе, что произошло, кто и на каком этапе утвердил, какие уточнения попросил и самое главное, что автор всегда в курсе, на какой стадии, сейчас этот процесс.


Когда настроил себе «Битрикс 24» и все успеваешь


Таким образом, можно передать весь контроль за исполнение тех или иных процессов в «Битрикс 24». Запуск и утверждение процессов происходит прямо в основном интерфейсе, т.е. в живой ленте. Каждый шаг визуально представлен и можно с первого взгляда понять, кто ответственный сейчас за текущий шаг и что конкретно ему нужно сделать. То же самое касается делегирования прав, гибкой настройки вообще всей цепочки прохождения процесса.
Например, заявка на отпуск отправляется в несколько секунд. Вы просто указываете даты, а все остальное «Битрикс 24» сделает за вас. Он отправится к вашему руководителю и подтвердит у него этот отпуск, он отправится к бухгалтеру, для того что бы попросить выплатить, грубо говоря, отпускные, и оформить все в соответствии с требованиями налоговой и бухгалтерского учета. Такая автоматизация позволяет очень хорошо сократить влияние человеческого фактора вообще на все процессы происходящие внутри компании.

Основные преимущества работы в «Битрикс 24»:


  • Центр уведомлений. Он на каждое действие, требующееся от вас, издаст соответствующий звук, грубо говоря, пропиликает, заморгает и покажет вам, что на вас поступило какое-то задание и от вас требуется реакция по тому или иному процессу.
  • В главном меню есть пункт бизнес-процессы. Счетчик, который горит рядом с этим пунктом, сообщает о том, что есть процессы, требующие вашего внимания. Специальный виджет в живой ленте, который покажет сколько процессов сейчас есть, тех которые вы создали или тех которые создали для вас, в которых вы участвуете.
  • Вы можете создавать любые цепочки действий, которые должна создавать сама система: настраивать уведомления, постановку задач, запросы документов, подтверждение, согласование, в том числе голосованием и так далее. Вы никак не ограничены в количестве участников процесса, в количестве действий, которые должен сделать процесс на пути к цели. При этом технология Drag&Drop позволяет довольно быстро, оперативно создавать и изменять бизнес-процессы. Давайте посмотрим небольшой ролик, который покажет первичные настройки.
  • Совершение продажи по сценарию. Вы можете настраивать различные условия, и в этом случае процесс всегда будет подсказывать и напоминать менеджеру по продажам о том, что нужно сделать в той или иной ситуации, какой документ подготовить, какое письмо написать, когда позвонить в зависимости от тех или иных условий предстоящей сделки.

Вы можете создавать новые процессы для системы CRM для работы с файлами, для работы с какими-то базами данных или там входящие, исходящими корреспонденции, для работы с задачами и так далее. Все это может быть настроено на вашем портале буквально через несколько дней. При этом в таком виде процессы, гораздо легче принимаются сотрудниками, вам не требуется дополнительное обучение, почему так или иначе нужно действовать или куда нужно нажать, чтобы получить тот или иной результат. Система очень интуитивна по интерфейсам, она обо всем сигнализирует. Она показывает конкретные поля, которые нужно заполнить и кнопки, которые можно нажать. Это все просто и удобно внедряется. Бизнес-процессы – это один из инструментов большого продукта «Битрикс 24», о котором мы уже с вами в первом докладе поговорили. Это очень важный инструмент, который может сделать, действительно, эффективной вашу компанию, как во внутреннем взаимодействии между сотрудниками, как в стандартизации тех или иных задач и оказании услуг, так и при взаимоотношении с клиентом, при выстраивании взаимоотношений, стандартов, качества обслуживания вашей организации.


Возврат к списку

  • Презентация интернет-агентства INTEC
  • Трофименко Александр Руководитель компании "Тех-Ас"
    Игорь Родимов Директор автосервиса "Мастер 12 Вольт"
Челябинск
Телефон: +7(351) 777-80-70
Адрес: ул. Труда, 64а, офис 201
Москва
Телефон: +7(800)100-45-85
Адрес: ул. Люсиновская, д. 39
Связаться с руководителем Написать письмо
загрузка карты...
загрузка карты...